GFZ Datenschutzerklärung

und zugleich Information der Betroffenen gemäß Artikel 13 und Artikel 14 EU-Datenschutzgrundverordnung

Allgemeine Angaben:

Verantwortliche Stelle:
GFZ München Personalmanagement GmbH

Maximilianstr. 35 A
80539 München
T. 089 / 2421-8009

E-Mail: Datenschutz@gfz.biz

Gesetzlicher Vertreter: Felix Cubic

Kontaktdaten Datenschutzbeauftragter:
IITR Datenschutz GmbH
RA Dr. Sebastian Kraska
Marienplatz 2
80331 München
E-Mail: email@iitr.de


Allgemeine Datenverarbeitungs-Informationen

Betroffene Daten:

Personenbezogene Daten werden nur erhoben, wenn Sie uns diese von sich aus mitteilen. Darüber hinaus werden keine personenbezogenen Daten erhoben. Eine über die Reichweite der gesetzlichen Erlaubnistatbestände hinausgehende Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt nur auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung.

Verarbeitungszweck:

Abwicklung des Bewerbungsverfahrens, Bearbeitung von Stellenausschreibungen im Kundenauftrage bzw. Suche nach neuen Stellen im Rahmen der Personalvermittlung (Direktvermittlung) sowie der Arbeitnehmerüberlassung,

Vertragsdurchführung

Kategorien von Empfängern:

Öffentliche Stellen bei Vorliegen vorrangiger Rechtsvorschriften, Externe Dienstleister oder sonstige Auftragnehmer, Weitere externe Stellen soweit der Betroffene seine Einwilligung erteilt hat oder eine Übermittlung aus überwiegendem Interesse zulässig ist.

Drittlandtransfers:

Im Rahmen der Vertragsdurchführung können auch Auftragsverarbeiter außerhalb der Europäischen Union zum Einsatz kommen.

Kontakt per E-Mail

Treten Sie per E-Mail mit uns in Verbindung, so speichern wir Ihre diesbezüglichen Angaben zur Bearbeitung der Anfrage sowie für mögliche Anschlussfragen. Sofern Sie in unserem System eine E-Mail-Adresse angeben, gehen wir davon aus, dass wir mit Ihnen auch über diese E-Mail-Adresse kommunizieren dürfen. Wir weisen darauf hin, dass Nachrichten, die Sie uns per E-Mail senden, unverschlüsselt an uns geleitet werden. Bitte beachten Sie, dass diese unter Umständen beim Transport durch das weltweite Internet von Dritten gelesen, eventuell sogar verfälscht werden können. Bei vertraulichen Nachrichten empfehlen wir Ihnen daher, den Postweg zu nutzen.

Spezifische Angaben zur Website

Einsatz eines Newsletters

Im Rahmen der Registrierung unseres Newsletters teilen Sie uns Ihre E-Mail-Adresse und optional weitere Daten mit. Diese Angaben verwenden wir ausschließlich, um Ihnen den Newsletter zuzusenden. Ihre bei der Newsletter-Anmeldung eingegebenen Daten bleiben bei uns gespeichert, bis Sie sich wieder von unserem Newsletter abmelden. Eine Abmeldung ist jederzeit über den dafür vorgesehenen Link im Newsletter möglich. Sie können der Verwendung Ihrer E-Mail-Adresse jederzeit widersprechen - Ihr Widerspruch (und damit die Abbestellung unseres Newsletters) kann durch entsprechende Nachricht an unsere E-Mail-Adresse info@gfz.biz ausgeübt werden

Einsatz eigener „Cookies“

Diese Webseite verwendet eigene „Cookies“, um die Benutzerfreundlichkeit zu erhöhen („Cookies“ sind Datensätze, die vom Webserver an den Browser des Nutzers gesandt und dort für einen späteren Abruf gespeichert werden). In unseren eigenen „Cookies“ werden keinerlei personenbezogene Daten gespeichert. Sie können die Verwendung von „Cookies“ generell verhindern, wenn Sie in Ihrem Browser die Speicherung von „Cookies“ untersagen.

LINKEDIN

Den Aufruf von LinkedIn, LinkedIn, 2029 Stierlin Courtm, Mountain View, CA 94043 USA, erkennen Sie an dem Zeichen „in“ auf blauem Hintergrund. Wenn Sie unsere „in“-Schaltfläche im Rahmen der 2-Klick-Lösung aktivieren, wird eine Verbindung mit dem LinkedIn-Server hergestellt und dabei das LinkedIn-Plugin auf der jeweiligen Internetseite nachgeladen. Der Inhalt der „in“-Schaltfläche wird von LinkedIn direkt an Ihren Browser übermittelt und von diesem in die Webseite eingebunden. Es besteht die Möglichkeit, dass Ihre IP-Adresse auf diesem Wege an LinkedIn in den USA übermittelt wird. Zweck und Umfang der Datenerhebung und die weitere Verarbeitung und Nutzung der Daten durch LinkedIn sowie Ihre diesbezüglichen Rechte und Einstellungsmöglichkeiten zum Schutz Ihrer Privatsphäre, entnehmen Sie bitte LinkedIns Datenschutzhinweisen (http://www.linkedin.com/legal/privacy-policy) zu der „in“-Schaltfläche. Wenn Sie LinkedIn-Mitglied sind und nicht möchten, dass LinkedIn bei aktivierter „in“-Schaltfläche über unseren Internetauftritt Daten über Sie sammelt und mit Ihren bei LinkedIn gespeicherten Mitgliedsdaten verknüpft, müssen Sie sich vor Ihrem Besuch unseres Internetauftritts bei LinkedIn ausloggen.

XING

Den Aufruf von XING, XING AG, Dammtorstraße 29-32, 20354 Hamburg, Deutschland, erkennen Sie an dem Zeichen „x“ oder „xing“ auf grünem Hintergrund. Wenn Sie unsere „XING“-Schaltfläche im Rahmen der 2-Klick-Lösung aktivieren, wird eine Verbindung mit dem XING-Server hergestellt und dabei die XING-Share-Button-Funktionen (insbesondere die Berechnung/Anzeige des Zählerwerts) auf der jeweiligen Internetseite nachgeladen, XING speichert keine personenbezogenen Daten von Ihnen über den Aufruf dieser Internetseite. XING speichert insbesondere keine IP-Adressen. Es findet auch keine Auswertung Ihres Nutzungsverhaltens über die Verwendung von Cookies im Zusammenhang mit dem „XING Share-Button“ statt. Die jeweils aktuellen Datenschutzinformationen zum „XING Share-Button“ und ergänzende Informationen können Sie auf dieser Internetseite abrufen: https://www.xing.com/app/share?op=data_protection.

Angaben zu weiteren Datenverarbeitungsverfahren

Spezifische Angaben zum Bewerbungsverfahren

Betroffene Daten:

Bewerbungsangaben, zur Vertragsdurchführung mitgeteilte Daten, ggf. darüberhinausgehende Daten zur Verarbeitung auf Basis Ihrer ausdrücklichen Einwilligung

Damit Ihre Bewerbung Erfolg haben kann, müssen wir Ihre Daten auch an ausgesuchte Mandanten (Kundenbetrieb) weiterleiten:

Wir erstellen nach einem Vorstellungsgespräch bzw. Interview aus den von Ihnen übermittelten Daten Bewerberprofile und leiten diese bzw. die uns von Ihnen zur Verfügung gestellten Lebensläufe an unsere Mandanten (Kunden) weiter, zwecks Besetzung der ausgeschriebenen Vakanzen. Die Übermittlung des Bewerberprofils an den entsprechenden Kundenbetrieb erfolgt ausschließlich nach vorheriger ausdrücklicher Zustimmung des Bewerbers. Zu diesem Zweck speichern und verarbeiten wir Ihre personenbezogenen und sensiblen Daten, soweit und solange dies zur Erbringung unserer Dienstleistungen nötig ist. Betroffen sind mindestens Ihr Name, Ihr Vorname und Ihre vollständige Adresse. Darüber hinaus benötigen wir für eine erfolgreiche Dienstleistung sämtliche Angaben, die sich üblicherweise in einem Lebenslauf befinden.

Im Einzelnen können u.a. folgende Daten abgefragt werden Name, Vorname und Adresse Kontaktdaten (Telefonnummern E-Mail) und Erreichbarkeit Schulbildung (z.B. besuchte Schulen, Datum und Art des Abschlusses, Bundesland, Noten) Studium (z.B. Fachrichtungen, Schwerpunkte, Datum und Art des Abschlusses, Bundesland, Noten) Berufserfahrung (z.B. Arbeitgeber, Position, Aufgaben, Erfahrungen) Qualifikationen (Detailabfrage zu den Qualifikationen in der jeweiligen Ausprägung) Referenzen (z.B. Name, Kontaktdaten und Firma der Referenzpersonen) Wunschposition (z.B. Gehaltswunsch, Wunschtätigkeiten, Einsatzort, etc.) Verfügbarkeit (z.B. aktueller beruflicher Status, Datum der Kündigung, Datum der Arbeitslosigkeit, Kündigungsfristen, Umfang der Beschäftigung in Teilzeit, Vollzeit, etc. Mitteilung, wie Sie auf uns aufmerksam wurden (zu Marketingzwecken)

Im Falle einer Anstellung benötigen wir im Übrigen zusätzliche Daten, die zur Begründung und Durchführung eines Arbeitsverhältnisses erforderlich sind.

Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte, bei denen es sich nicht um unsere Mandanten (Kundenbetriebe) handelt, werden wir nur vornehmen, wenn wir hierzu rechtlich verpflichtet sind oder durch behördliche oder gerichtliche Anordnung hierzu verpflichtet werden oder wenn die Weitergabe zur Begründung und zur Durchsetzung unserer Rechte und Ansprüche oder zur Abwehr rechtswidriger Aktivitäten erforderlich sein sollte.

In keinem Fall werden wir Daten vermieten, verkaufen oder in sonstiger Weise Dritten zu gewerblichen Zwecken überlassen.

Kategorien von Empfängern:

Öffentliche Stellen bei Vorliegen vorrangiger Rechtsvorschriften, Kunden und Interessenten der GFZ München Personalmanagement GmbH, wenn Sie ihre gem. Art. 6 Abs 1 S. 1 der DSGVO ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben. Nach Einwilligung können wir personenbezogene Daten auch an kooperierende Personalberatungen bzw. Researcher weitergeben, die für oder im Auftrag der GFZ München Personalmanagement GmbH handeln (Art. 28 DSGV)

Externe Dienstleister oder sonstige Auftragnehmer:

Researcher
Bewerbermanagement-Software: Fa. Landwehr (z.B. L1 sowie WinLog)
Webprogrammierung und Webhosting
Externe Lohn- und Gehaltsbuchhaltung (Fa. Talju)
Software des betrieblichen Rechnungswesens (Faktura, Finanzbuchhaltung)
Weitere externe Stellen, soweit der Betroffene (w/m/d) seine Einwilligung erteilt hat oder eine Übermittlung aus überwiegendem Interesse zulässig ist, z.B. an Kunden / Mandanten sowie Interessenten im Rahmen unserer Personaldienstleistungen.

Drittlandtransfers:

Im Rahmen der Vertragsdurchführung können auch Auftragsverarbeiter außerhalb der Europäischen Union zum Einsatz kommen.

Dauer Datenspeicherung:

Bewerbungsdaten werden nach Mitteilung der Entscheidung in der Regel binnen vier Monaten gelöscht, soweit nicht eine Einwilligung in eine längere Datenspeicherung im Rahmen der Aufnahme in den GFZ Talentpool vorliegt

Zusätzliche Aufnahme in den GFZ Talentpool:

Für die zusätzliche Aufnahme in unseren exklusiven Talentpool benötigen wir von Ihnen eine zusätzliche ausdrückliche Einverständniserklärung. Sie können frei wählen wählen, ob Sie uns Ihr Einverständnis für die Kontaktaufnahme für alle relevanten Vakanzen; d.h. sowohl im Bereich Arbeitnehmerüberlassung (Zeitarbeit via GFZ) als auch der Personalvermittlung (Festanstellung bei unseren Mandanten) oder ausschließlich im Rahmen der Personalvermittlung (Festanstellung bei unseren Mandanten) geben möchten. Ihr Profil wird selbstverständlich nur nach vorheriger Absprache mit Ihnen an unsere ausgesuchten Mandanten weitergeleitet – Verschwiegenheit und Diskretion ist selbstverständlich !

Ihre gewählte Einverständniserklärung kann jederzeit geändert oder widerrufen werden.

Spezifische Angaben zur Verarbeitung von Beschäftigtendaten
(GFZ Mitarbeiter)

Betroffene Daten:

zur Vertragsdurchführung mitgeteilte Daten;
ggfs. darüberhinausgehende Daten zur Verarbeitung auf Basis Ihrer ausdrücklichen Einwilligung

Verarbeitungszweck:

Vertragsdurchführung im Rahmen des Beschäftigtenverhältnisses

Kategorien von Empfängern:

Mandanten (Kunden) der GFZ München Personalmanagement GmbH
Öffentliche Stellen bei Vorliegen vorrangiger Rechtsvorschriften, u.a.
Finanzbehörden,
Sozialversicherungsträger,
Berufsgenossenschaft,
Agenturen für Arbeit,
staatliche Ämter,
öffentliche Register,
Ministerien und Behörden sowie von denen beauftragte Institutionen

Externe Dienstleister oder sonstige Auftragnehmer:

Datenverarbeitung und Hosting,
zur Entgeltabrechnung,
zur Reisekostenabrechnung,
zu Versicherungsleistungen,
zur Fahrzeugnutzung,
Buchhaltung,

Zahlungsabwicklung
Bewerbermanagement-Software: Fa. Landwehr (z.B. L1 sowie WinLog)
Webprogrammierung und Webhosting,
Externe Lohn- und Gehaltsbuchhaltung (Fa. Talju)
Software des betrieblichen Rechnungswesens (Faktura, Finanzbuchhaltung, Lohn- und Gehaltsabrechnung)
Weitere externe Stellen, soweit der Betroffene (w/m/d) seine Einwilligung erteilt hat oder eine Übermittlung aus überwiegendem Interesse zulässig ist.

Drittlandtransfers:

Im Rahmen der Vertragsdurchführung können auch Auftragsverarbeiter

außerhalb der Europäischen Union zum Einsatz kommen.

Dauer Datenspeicherung:

Ihre personenbezogenen Daten werden von uns während des bestehenden Beschäftigungsverhältnisses und zu dessen Beendigung, jeweils und darüber hinaus nur soweit rechtmäßig, etwa im Rahmen bestehender Aufbewahrungspflichten gespeichert: Unterlagen zu Versorgungsansprüchen : 30 Jahre

Kaufmännische Unterlagen, insbesondere Buchungsbelege, Gehaltslisten, Lohnbelege: 10 Jahre

Zahlungsbelege für Vergütung (soweit diese keine Buchungsbelege sind); sonstige Unterlagen und Allgemeine Korrespondenz mit Bedeutung für die Besteuerung; Arbeitszeiten- und Überstundenlisten: 6 Jahre

Sozialversicherungsrechtliche relevante Unterlagen (Entgeltunterlagen):
Bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung (§ 28p SGB IV)
folgenden Kalenderjahres (siehe § 28f SGB IV)

Aufzeichnungen zur Künstlersozialabgabe: 5 Jahre

Personalakte 3 Jahre
Arbeitszeitnachweise, sofern kein Buchungsbeleg: 2 Jahre
Bewerbungsunterlagen: max. 6 Monate

Aufzeichnungen zum Mutterschutz: 2 Jahre

Spezifische Angaben zur Verarbeitung von Kundendaten/Interessentendaten

Betroffene Daten:

zur Vertragsdurchführung mitgeteilte Daten; ggfs. darüberhinausgehende Daten zur Verarbeitung auf Basis Ihrer ausdrücklichen Einwilligung

Verarbeitungszweck:

Vertragsdurchführung,
Angebote,
Aufträge,
Bonitätsprüfung,
Verkauf und Rechnungsstellung,
Qualitätssicherung

Kategorien von Empfängern:

Öffentliche Stellen bei Vorliegen vorrangiger Rechtsvorschriften
Bewerber sowie Beschäftigte der GFZ München Personalmanagement im Rahmen unserer Personaldienstleistungen

Externe Dienstleister oder sonstige Aufragnehmer:

Bewerbermanagement-Software: Fa. Landwehr (z.B. L1 sowie WinLog)
Software des betrieblichen Rechnungswesens (Faktura, Finanzbuchhaltung)
Kreditversicherer
Dienstleister zum Druck und Versand von Informationen
Weitere externe Stellen, soweit der Betroffene (w/m/d) seine Einwilligung erteilt hat oder eine Übermittlung aus überwiegendem Interesse zulässig ist, u.a. zur Bonitätsauskunft, zum elektronischen Versand von Informationen, zu Qualitätssicherungszwecken

Drittlandtransfers:

Im Rahmen der Vertragsdurchführung können auch Auftragsverarbeiter außerhalb der Europäischen Union zum Einsatz kommen.

Dauer Datenspeicherung:

Die Dauer der Datenspeicherung richtet sich nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und beträgt in der Regel 10 Jahre.

Spezifische Angaben zur Verarbeitung von Lieferantendaten

Betroffene Daten:

zur Vertragsdurchführung mitgeteilte Daten, ggfs. darüberhinausgehende Daten zur Verarbeitung auf Basis Ihrer ausdrücklichen Einwilligung.

Verarbeitungszweck:

Vertragsdurchführung,
Anfragen,
Einkauf,
Rechnungswesen,
Qualitätssicherung

Kategorien von Empfängern:

Öffentliche Stellen bei Vorliegen vorrangiger Rechtsvorschriften, u.a. Finanzbehörden, Zoll

Externe Dienstleister oder sonstige Auftragnehmer:

ERP-System (Fa. Landwehr),
Webprogrammierung und Webhosting,
Buchhaltung,
Zahlungsabwicklung,
Weitere externe Stellen soweit der Betroffene seine Einwilligung erteilt hat oder eine Übermittlung aus überwiegendem Interesse zulässig ist.


Drittlandtransfers:

Im Rahmen der Vertragsdurchführung können auch Auftragsverarbeiter außerhalb der Europäischen Union zum Einsatz kommen.

Dauer Datenspeicherung:

Die Dauer der Datenspeicherung richtet sich nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und beträgt in der Regel 10 Jahre.

Weitere Informationen und Kontakte:

Unsere Maßnahmen zum Datenschutz werden regelmäßig geprüft und weiterentwickelt. Die jeweils gültige Datenschutzerklärung finden Sie online auf der GFZ Homepage:

http://www.gfz.biz

Die erfassten Daten unterliegen weitreichenden Sicherheitsmaßnahmen, die einen unbefugten Zugriff verhindern, eine missbräuchliche Verwendung unterbinden und vor Zerstörung, Verlust oder Manipulation der Daten schützen. Die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften wird durch unseren Datenschutzbeauftragten überwacht.

Auskunft- und Widerrufsrecht

Sie erhalten jederzeit Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten. Sie können Ihre bei uns erhobenen Daten sperren, berichtigen oder löschen lassen. Ihre Einverständniserklärung kann jederzeit bei der GFZ widerrufen werden. Ihren Widerruf schicken Sie dann bitte an:

datenschutz@gfz.biz

Ihre Daten werden dann gemäß den aktuellen gesetzlichen Bestimmungen gelöscht.

Fragen zum Datenschutz

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an: GFZ München Personalmanagement GmbH, Herr Felix Cubic, Maximilianstr. 54, 80538 München:

E-Mail: datenschutz@gfz.biz

Beschwerderecht

Sollten Sie der Ansicht sein, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sei rechtswidrig erfolgt haben Sie ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)

Promenade 27

91522 Ansbach

www.lda.bayern.de

Stand: Oktober 2018